Define la política de crédito y cobranza en tu empresa

En el competitivo entorno empresarial, una política de crédito y cobranza sólida es fundamental para la estabilidad financiera y el crecimiento. Es clave para la liquidez y la gestión de riesgos, reflejando la cultura corporativa en el proceso de crédito y recuperación de deudas. Una política efectiva establece objetivos claros, asigna responsables y define criterios precisos para la concesión de créditos y la ejecución de cobranzas, adaptándose al comportamiento de pago del cliente y utilizando herramientas como software automatizado. Más que una formalidad, es una estrategia vital para un flujo de efectivo robusto y relaciones duraderas con los clientes. A continuación, se detallan los pasos para su implementación.

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Como construir tu propia política de crédito y cobranza.

Objetivos del Departamento de Crédito y Cobranza

El departamento de crédito y cobranza tiene como objetivo principal maximizar la liquidez de la empresa, manteniendo un equilibrio entre la extensión de crédito, la recuperación oportuna de las cuentas por cobrar y las ventas. Una política muy rígida de crédito y cobranza podría inhibir las ventas, por el contrario una política demasiado ligera podría poner en riesgo la liquidez de la empresa.

Para lograr esto, te recomiendo redactar se establecen metas específicas como:

1. Reducir la Morosidad: Disminuir el porcentaje de cuentas por cobrar vencidas para mantener una cartera de crédito saludable. Por ejemplo:‍

‍"Reducir el porcentaje de cartera vencida al 5%"

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2. Optimizar el Ciclo de Conversión de Efectivo: Acortar el tiempo entre la venta a crédito y la recuperación del efectivo para mejorar la rotación de capital.

Una manera de medir la liquidez es especificar los días de Cuentas por cobrar de nuestra empresa. Tu política podría tener como objetivo: "Mantener los días promedio de cobro por debajo de los 35 días"

Si quieres aprender a calcular este y otros indicadores te recomiendo leer nuestro blog 5 indicadores o KPIs para gerentes de cobranza debe llevar.

3. Establecer términos de crédito y procesos de cobranza que fomenten la lealtad y la confianza de los clientes.

"Lograr que el 95% de los clientes segmento AAA cuenten con su línea de crédito activa." Este indicador por ejemplo, no orientaría a ofertar a más clientes las ventas a crédito, lo que puede implicar mejorar el volumen de ventas si nuestra política es adecuada y balanceada.

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4. Incrementar la Rentabilidad: Asegurar que la concesión de créditos contribuya al crecimiento de las ventas y a la rentabilidad general de la empresa. "Establecer los márgenes mínimos de venta a crédito para todas las familias de producto"

Política para Otorgamiento de Créditos

La política para el otorgamiento de créditos debe ser clara y detallada. Algunos elementos clave son: Requisitos para Clientes: Establecer criterios como historial crediticio, solvencia financiera y garantía. Te comparto algunos ejemplos que podrías incluir en tu política. Aquí unos ejemplos:

Historial Crediticio:
- Los clientes deben tener un puntaje de crédito mínimo de 700 para ser considerados para límites de crédito superiores.
- Se requiere un historial de al menos dos años sin registros negativos en burós de crédito.
- Se podrá revaluar las condiciones de crédito cada año considerando su historial de compras, margen y calificación crediticia.
Solvencia Financiera
- Los estados financieros de los últimos dos años deben mostrar una tendencia positiva en ingresos y rentabilidad.
- La relación deuda-capital no debe exceder el 50% para nuevos créditos.
Garantías:
- Para créditos que superen un cierto umbral, se requerirá una garantía real, como propiedades o maquinaria.
- Las garantías personales solo se aceptarán de socios con una participación significativa en la empresa solicitante.

Estos criterios deben ser adaptados a la realidad y necesidades de cada empresa, pero sirven como un punto de partida para establecer una política de crédito y cobranza sólida y confiable.

Límites de Crédito: Definir cómo se asignarán y en qué condiciones se podrán modificar. Después de analizar si el cliente cumple sus requisitos se podrá determinar el límite de crédito que se le asignará:

"Clientes nuevos que cumplan con los requisitos de crédito iniciaran con $100,000 pesos de límite de crédito"

"Clientes que soliciten un límite de crédito mayor a 1 millón de pesos deberán firmar un pagare"

"Límites de crédito mayores a $500,000 pesos deberán contar con autorización por escrito de dirección general"

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Términos de Pago: Especificar los plazos de pago y las condiciones bajo las cuales se otorgan. Dependiendo del tipo de negocio ya que cada uno es diferente podrían establecerse políticas como:

"Pagos menores a $5,000 pesos se permiten pagos con tarjeta de crédito"

"Los clientes nuevos que cumplan su solicitud de crédito arrancan con 8 días de crédito"

"Se podrán aumentar los días de crédito para clientes 1 año de antigüedad, será aprobado al revisar su comportamiento de pago y este sea mayor al 95% de los pagos en tiempo"

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Política de Ejecución de Cobranza

Es un componente crítico en la gestión financiera de una empresa. Generalmente incluye los métodos de comunicación e interacción que tendremos con nuestros clientes.

Procedimientos de Cobranza:

Contacto Inicial: Se establecerá contacto con el cliente antes de la fecha de vencimiento como recordatorio amable del pago pendiente.
Cobranza Preventiva: Para cuentas a punto de vencer, se enviarán notificaciones automáticas recordando los términos de pago acordados.
Gestión de Cuentas Vencidas: Si una factura excede el plazo de pago, se iniciará un proceso de cobranza más intensivo, que puede incluir llamadas telefónicas, correos electrónicos personalizados y, si es necesario, visitas en persona.

Categorización de Clientes:

Clientes Puntuales: Aquellos que regularmente cumplen con sus pagos recibirán beneficios como términos de crédito más favorables o descuentos por pronto pago.
Clientes con Retraso Leve: Para aquellos con retrasos ocasionales, se aplicarán recordatorios y seguimiento personalizado para asegurar el pago.
Clientes Morosos: Se implementarán estrategias de cobranza más rigurosas, incluyendo la posibilidad de restricción de créditos futuros o la intervención de agencias de cobranza.

Herramientas de Cobranza:

Software de Cobranza Automatizada: Se utilizarán sistemas automatizados para gestionar recordatorios, seguimiento de pagos y reportes de estado de cuentas.
Plataformas de Pago: Se ofrecerán diversas opciones de pago para facilitar a los clientes el cumplimiento de sus obligaciones, incluyendo transferencias bancarias, pagos en línea y financiamiento a través de terceros.
Acuerdos de Pago: En casos de dificultades financieras demostradas, se podrán negociar acuerdos de pago que permitan la recuperación de la deuda de manera estructurada y sostenible.

Ejemplo de Ejecución de Cobranza: Supongamos que una empresa tiene un cliente cuya factura de 30 días ha vencido. El procedimiento sería:

Día 31: Envío automático de un recordatorio de pago vía correo electrónico.
Día 45: Llamada telefónica para discutir el estado de la cuenta y posibles soluciones.
Día 60: Notificación de la suspensión temporal de crédito hasta que se regularice la situación.
Día 75: Si no hay respuesta, se procederá con la intervención de una agencia de cobranza o acciones legales.

Esta política debe ser comunicada claramente a todos los clientes y aplicada de manera consistente para mantener la integridad y la eficiencia del proceso de cobranza.

La adopción de una política de crédito y cobranza es vital para la salud financiera de las PyMEs en México. Establecer objetivos claros, responsabilidades definidas y procedimientos eficientes permite a las empresas mejorar su flujo de efectivo y fortalecer las relaciones con los clientes. Integrar tecnologías financieras modernas y medios de pago variados optimiza la eficiencia operativa y coloca a las empresas a la vanguardia de la gestión financiera. En resumen, una política bien ejecutada es una estrategia que refleja la visión de la empresa y su compromiso con la excelencia y la satisfacción del cliente.

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