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Carga masivamente tus cobranzas
Carga masivamente tus cobranzas de único pago y suscripción
¿De dónde obtengo la base a llenar y cómo la subo a kobro?
- Dentro del módulo de cobranza >carga masiva> carga masiva de cobranzas, encontrarás dos links para descargar plantillas; el primero es una plantilla en blanco la cual debes de elegir para llenarlo con los datos de tus cobranzas y el segundo archivo es una guía que contiene ejemplos de cómo llenar correctamente la plantilla.
- Una vez que hayas llenado la plantilla y revisado que todo esté correcto, en el mismo apartado de carga masiva> seleccionar subir excel>Busca y selecciona el archivo> cargar.
- En unos minutos llegará un correo electrónico confirmando la carga de las cobranzas.
- Ya cargadas tus cobranzas kobro está listo para iniciar el proceso de notificaciones, cobro y automatización de cobranza.
¿Cómo se llena la base?
Aquí tienes una guía paso por paso del llenado y en caso de que te resulte más fácil ver un video tutorial lo tienes en la parte inferior de este blog.
Información de la cobranza:
1 Referencia:
Número consecutivo, clave, referencia o algún dato para que identifiques tu cobranza, si no tienes alguno aqui puedes aprovechar para crear uno consecutivo
NO debe de repetirse este dato, debe de ser único por cobranza.
Se aceptan número, letras y caracteres especiales en un máximo de 255 caracteres en total.
Propuesta: Empezar 001-002-003 etc
2 Tipo de cobro:
Solamente poner una de las siguientes opciones:
*Valores válidos para Liga de pago:
-Único pago: (Cobros de una única ocasión).
-Suscripción: (Cobros de manera recurrente por un periodo de tiempo).
*Valores válidos para Domiciliación:
- Suscripción: (Cobros de manera recurrente por un periodo de tiempo).
único pago no aplica para domiciliaciones por lo cual no se puede usar para esta opción
3 Forma de pago:
Solamente poner una de las siguientes opciones valores válidos:
*Liga de pago : (Forma de pago donde el cliente ingresa cada periodo a realizar su pago por el medio que más le convenga).
*Domiciliación: (Forma de pago donde el cliente ingresa solamente una vez su tarjeta de crédito o débito y se harán los cargos recurrentes a su tarjeta de forma automática).
4 Fecha de inicio:
En este campo se establece a partir de cuando se inicia a cobrar ya sea mensual o semanal, es la fecha en que inicia nuestro proceso con el cliente y/o usuario.
Se pueden poner fechas en el pasado al día que se subirá el archivo. Contenpla que se crearán los periodos correspondientes y será necesario aplicar pagos posteriormente en caso de que SI exista un pago efectuado para evitar lleguen recordatorios de saldos vencidos.
Formato válido:
DD/MM/AAAA
Ejemplo:
a) Hoy es 20 de mayo 2024, empiezo a cobrar 1ro de junio 2024, poner la fecha: 20/05/2024.
b) Hoy es 20 de mayo 2024 pero empiezo a cobrar hasta 1ro de diciembre 2024 poner la fecha: 01/12/2024.
5 Cantidad de días para límite de pago
Días que se le dan al cliente para que realice su pago, el mínimo que se puede es 1 día.
*Valores válidos para Liga de pago:
Ejemplo: "Le doy al cliente 2 días para que me pague" se debe de poner solamente el número 2.
Si no existen días para límite de pago poner 1.
*Valores válidos para Domiciliación:
siempre poner 0.
6 Comentarios:
Cualquier comentario de la cobranza que le queremos hacer saber al cliente.
Si no se quiere utilizar este campo poner NA ( solo las letras sin espacios ni símbolos).
Total de caracteres: 100
7 Recurrencia:
Periodo en que se irá cobrando al cliente
*Valores Válidos para liga de pago:
- Semanal
- Mensual
-Único pago
*Valores Válidos para Domiciliación:
- Semanal
- Mensual
8 Día:
Día del mes o día de la semana en el que haremos los cobros recurrentes
Valores Válidos para liga de pago y domiciliación
*En recurrencia mensual:
-Cualquier número de día del mes de 1 al 31
*En recurrencia semanal:
-Lunes
-Martes
-Miércoles
-Jueves
-Viernes
-Sábado
*En recurrencia único pago:
El valor es NA (así tal cual sin espacios o valores extras).
9 Cada:
Cada cuando vamos a realizar el cobro, esta casilla se refiere a cada cuantas semanas o cada cuantos meses cobramos al cliente
Valores Válidos para liga de pago y domiciliación:
*En recurrencia mensual:
-Escribir el período de tiempo correspondiente y asignarle su valor numérico.
Ejemplo: "Si le cobro a mi cliente cada mes" el valor a poner en la casilla es 1, si "le cobro cada bimestre" el valor es 2, cada 2 meses le cobro a mi cliente o cada 1 mes le cobro a mi cliente
*En recurrencia semanal:
-Si es cada semana poner 1
-Si es cada dos semanas poner 2
-Si es cada tres semanas poner 3
*En recurrencia único pago:
El valor es NA (así tal cual sin espacios o valores extras).
10 Durante:
El tiempo total en meses o semanas que se le cobrará al cliente.
Valores válidos para liga de pago y domiciliación:
- 1 al 360.
*En recurrencia mensual: total de meses que le vamos a cobrar.
Ejemplo: Si quieres cobrar durante 1 año al cliente poner 12
Si quieres cobrar durante medio año al cliente poner 6
Si quieres cobrar durante 2 años al cliente poner 24
*En recurrencia semanal: Total de semanas que le vamos a cobrar.
Ejemplo: Si quieres cobrar durante un año al cliente poner 52
Si quieres cobrar durante 6 meses poner 24
Si quieres cobrar durante 2 meses poner 8
*En recurrencia único pago: El valor es NA (así tal cual sin espacios o valores extras).
Información de tu cliente:
11 ID de cliente (externo):
Clave identificador del cliente.
Ejemplo: Puede ser el número de contrato, número de cliente ya asignado en tu sistema administrativo, etc.
Si actualmente no usas un ID, usa un consecutivo creado por ti.
Es obligatorio establecer uno por cliente y que sea diferente ya que será un identificador para evitar duplicar el mismo cliente con información diferente.
Cuidar que se asigne un ID por cliente sin que se repita.
Total de caracteres: 50
12 Razón Social:
Agregar Razón Social del Cliente o en su caso Nombre Completo.
No agregar caracteres especiales
Total de caracteres: 50
13 Nombre comercial:
Establecer Nombre corto o nombre completo para identificar al cliente.
No agregar caracteres especiales
Total de caracteres: 50
14 RFC:
Agregar RFC con homoclave del cliente. Sino se agrega RFC con homoclave marcará error.
En caso de no contar con uno poner NA (solamente las letras sin espacios ni símbolos)
Total de caracteres: máximo 13 caracteres.
15 Grupo cliente:
Agregar Grupo del cliente
En caso de no contar con uno o no utilizar el campo poner NA (solamente las letras sin espacios ni símbolos).
En caso que en kobro ya tengas dados de alta grupos y quieras utilizar los mismos, poner exactamente igual la información para que tome el ya existente, sino se creará como un grupo nuevo.
Total de caracteres: máximo 100 caracteres.
16 Correo de contacto:
Correo electrónico del cliente
Dato obligatorio, sino se tiene un correo válido, no se puede crear la cobranza.
Se necesita agregar un correo
Total de caracteres: 255
17 Número de celular:
Teléfono celular del cliente.
Incluir la clave del país. Para México usar 52 antes del número de 10 dígitos, (en total debemos de escribir la clave más 10 dígitos)
En caso de no querer que le lleguen alertas por SMS o WhatsApp al cliente poner NA (solamente las letras sin espacios ni símbolos)
18 Correo electrónico (s) adicional (es):
Correos adicionales que se quieran agregar a la cobranza en caso de existir. Si se escribe más de un correo, escribirlo separados por "," (coma).
Si no se desea tener más correos poner NA (solamente las letras sin espacios ni símbolos)
Te recomendamos poner de 3 a 4 correos electrónicos máximo.
Total de caracteres: 255
19 Métodos de pago:
Requisitos de llenado
Descripción: llena los números correspondientes de los métodos de pago que quieres habilitar a tus clientes.
-Se deberá elegir las opciones que tenga según su pasarela integrada.
-Si no se quiere habilitar ningún método poner NINGUNO
-Si se quieren habilitar los métodos preestablecidos en el módulo de configuración poner NA.
-Si se quiere habilitar más de un método separarlo por coma (,) ejemplo: SPEI openpay y tarjeta VISA openpay poner: 1,3
Opciones válidas:
Openpay:
[1]SPEI Openpay
[3]Tarjeta nacional VISA MASTERCARD CARNET Openpay
[4]Pago en tiendas Openpay
[11]American Express Openpay
[13]Tarjeta internacional VISA MASTERCARD CARNET Openpay
conekta:
[7]SPEI Conekta
[8]Tarjeta VISA MASTERCARD AMEX CARNET
[14]Conekta efectivo
FEMSA:
[9]Pago en Oxxo
-Para una cobranza por domiciliación poner NA
-Si no tienes pasarela poner NA
NOTA: Si tu cliente ya está cargado en kobro y quieres actualizar algún método de pago, lo tienes que realizar directamente en el módulo de clientes en kobro
Información del producto y/o servicio:
19 ID producto (externo):
Clave identificador del producto o servicio.
Ejemplo: Puedes utilizar la clave o ID que tenga tu sistema de administración, sino una clave creada por tí.
Es obligatorio establecer uno por producto y que sea diferente ya que será un identificador para evitar duplicar el mismo producto con información diferente.
Cuidar que se asigne un ID por producto sin que se repita.
Total de caracteres: 50
20 Nombre del producto/servicio:
Nombre del producto o servicio a cobrar.
Total de caracteres: 50
21 Moneda:
Especificar la moneda de la cobranza
Solo especificar la nomenclatura de la moneda
MXN: Peso Mexicano
USD: Dólar Americano
COP:Peso colombiano
IMPORTANTE: Si tus cobranzas son en moneda extranjera, antes de cargar la plantilla configura las reglas de tipo de cambio en el módulo de configuración.
22 Precio unitario:
Especificar valor a cobrar con todos los impuestos incluidos, como se especifique en este archivo se le cobrará al cliente.
Tipo: Solo poner el total sin la moneda
Ejemplo: 650 pesos solo poner: 650
Información de condiciones de la cobranza:
23 Cantidad:
Valor mínimo 1, es el total de veces que se quiere cobrar por el mismo producto o servicio en cada periodo configurado.
24 Porcentaje de descuento:
En caso de que exista un descuento aplicable para el producto o servicio.
Tipo: Especificar el total del descuento en porcentaje sino existe poner 0 ( solo el número sin letras).
Ejemplo: 3% de descuento solo poner el 3
25 Porcentaje de descuento pronto pago:
En caso de existir un descuento, poner solamente el número del descuento que se quiere aplicar sino poner 0.
*Valores válidos para Domiciliación:
Los días de pronto pago deben de estar dentro de los días de límite de pago.
Ejemplo: 3% solo escribir 3
*Valores válidos para Domiciliación:
siempre poner 0.
25 Días para descuento pronto pago:
En caso de que exista descuento pronto pago, son los días que se le da a los clientes para que puedan obtener un descuento.
*Valores válidos para liga de pago:
En caso de existir poner los días, sino el dato a poner es 0.
*Valores válidos para Domiciliación:
Siempre poner 0.
26 Cancelar cobranza al vencimiento:
Campo para especificar si se requiere cancelar la configuración de la automatización de cobranza y el cobro por un servicio/venta si no se paga en tiempo y forma.
Valores validos:
- Si
- No
Si se elije SI, en cuanto pasen los días límites de pago y no se registre pago se cancela la cobranza en kobro y el cliente deja de recibir alertas
27 Porcentaje de moratorios:
Porcentaje que se le cobra al cliente por no pagar dentro del periodo correspondiente.
*Valores válidos para liga de pago:
En caso de existir poner el número, sino existe poner 0.
Ejemplo: 3% solo escribir 3.
*Valores válidos para Domiciliación:
siempre poner 0.
28 ¿Deseas absorber el cargo por servicio del proveedor de cobranza?
Si deseas absorber la comisiones del proveedor de cobranza.
*Valores válidos para liga de pago:
Poner SI, si el comercio absorbe la comisión que cobra la pasarela.
Poner NO, si se le traslada la comisión que cobra la pasarela al cliente.
Valores válidos:
- Si
- No
*Valores válidos para Domiciliación:
El dato a llenar es SI, ya que en domiciliaciones siempre la comisión la absorbe el comercio.
29 Crear todos los periodos de la cobranza:
Seleccionar si se quieren crear todos los periodos de la cobranza y visualizarlos en el módulo de cobranzas y poder aplicar pagos.
Valores válidos: "SI" "NO" "NA"
--poner SI si se quieren crear todos los periodos
-Poner NO si no se quieren crear todos los periodos.
-Si es una cobranza de único pago o domiciliación poner NA.
30 Mostrar periodos futuros en la liga de pago
Elegir si se quieren mostrar los periodos futuros en liga de pago
Valores válidos: "SI" "NO" "NA"
-poner SI si se quiere mostrar todos los periodos futuros en la liga del pago del cliente.
-Poner NO si no se quiere mostrar todos los periodos futuros en la liga de pago del cliente.
-Si se elegió que NO en la columna "crear todos los periodos de la cobranza" poner NA.
-Si es una cobranza de único pago o domiciliación poner NA.
¿Cuáles son las consideraciones a tomar en cuenta?
- Todos los campos del archivo de excel para carga masiva deberán de estar llenados con información y no dejar ninguna celda vacía ya que sino marcará error.
- Si un campo no aplica se debe de poner NA o lo que se considere pero nunca dejar vacia la casilla.
- Tomar en cuenta las notas del título de cada columna ya que son instrucciones para que el llenado sea exitoso y evitar errores al cargar. (En caso de que salgan minimizadas cuida maximizar todas las notas de cada columna para evitar omitir información).
- Si posterior a la carga del archivo se necesitan hacer ajustes, es necesario hacerlos directamente en cada módulo correspondiente ya sea clientes, productos y/o servicios y cobranza.
- No debes cambiar y/o eliminar el título de la primera y segunda fíla.
- No podrás realizar otra carga simultáneamente mientras una carga este en proceso. Hay que esperar el correo de confirmación para subir otro.
- Si se produce algún error de carga, recibirás una notificación que te lo indicará.
- El tamaño máximo de carga es de 500 cobranzas, es decir, 500 filas de Excel sin contar las filas que vienen por defecto en la plantilla.
- El archivo Excel solo debe de tener una hoja.
